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不要蛮干,要巧干!本文告诉你如何做到
Work smarter, not harder. Here’s how




《环球邮报》日前发表的一篇文章称,几年前,温哥华的自由撰稿人苏珊娜•安德鲁(Suzanne Andrew)曾盘点手头越来越多需要在规定期限内交稿的工作,当时有个客户希望她在一个月内完成26份对个人或组织进行介绍的简介文章。
 
苏珊娜称,她很喜欢写简介文章,但当她看到工作量时,感觉有点不堪重负。
 
面对一大堆工作,苏珊娜并没有每天坚持工作18个小时,晚上开夜车,将自己搞得精疲力竭,而是采取了不同的做法。她在进行冷静的思考后,制定出了一个工作计划。


 
苏珊娜称,她过去曾担任过项目经理,她发现管理其他人的最有效方法就是制定工作日程表和划定完成时间。但是,在成为自由职业者后,她总是习惯于临到规定期限前才完成工作,这也让她意识到,如果她担任自己的项目经理,就可以让自己更加轻松地工作,不会有那么大的压力。
 
苏珊娜制定了一个工作日程表,详细列出了她必须进行多少次访谈,以及每天需要完成多少写作量,才能在规定期限内完成所有工作。一旦她达到了目标工作量,她就可以停止工作放松休息。
 
苏珊娜称,她一开始也不相信自己每天都能完成目标工作量,然后就放下工作休息,但她做到了。
 
所以,你也不要再在每天早晨靠浓咖啡提神,在白天疲惫不堪地工作,在晚上熬夜加班了。安省伦敦的生产力培训公司Think Productive North America的总裁芭芭拉•格林(Barbara Green)称,说到更加聪明地工作,苏珊娜采取的温和做法显然很明智。


 
毕竟,据世界卫生组织(WHO)称,员工产生倦怠感会导致他们精疲力竭,从而会降低工作效率,使得他们越来越厌恶自己的工作。近日,世界卫生组织首次将职业倦怠作为“职业背景中的现象”纳入《国际疾病分类第11版》(ICD-11)中,并将于2022年1月生效。世界卫生组织写道:“倦怠是一种综合症,是由于长期工作压力导致的。”
 
格林称:“我们都试图在一天里完成更多工作,但这样做对我们有好处么?我们都是普通人,我们不是超级英雄。”
 
那么,我们怎样才能在不背负重压的情况下提高我们的工作效率呢?以下是来自格林,以及卡尔加里的绩效和生产率专家米歇尔•赛德伯格(Michelle Cederberg)的一些建议:

1、根据自己的注意力水平安排不同的工作任务
在一天中,工作者并不是在每个时刻都能保持敏锐的头脑和高效生产率。我们的大脑只能在一定的工作时间内集中全部注意力处理工作任务。格林解释称,每个人的注意力水平都分为三个层次:高度集中、中度集中和轻度集中。


 
在注意力高度集中阶段,你可以利用这段时间完成需要全神贯注去做的工作任务。在注意力中度集中阶段,你可以处理诸如收发电子邮件或接打电话等不需要注意力高度集中的工作任务。
 
而在注意力轻度集中阶段,格林的建议是,在这段时间你的大脑已经很疲劳,你或许应该让大脑休息一下,出去散散步或是喝杯咖啡,当然,利用这段时间做一些重复性工作,例如整理文件也是个好主意。
 
换句话说,也就是要根据大脑的能力水平安排不同的工作任务。格林称,千万不要在大脑疲劳的时候强迫自己从事需要注意力高度集中的工作任务,否则就有可能导致职业倦怠。
 
2、在前一天晚上制定好工作计划
格林提醒称,切记不要让你的收件箱变成你的待办事项清单。相反,你应该在每天的工作结束后花上10分钟制定明天的工作计划。列明哪些工作任务最重要?哪些工作任务必须完成?


 
在第二天早上,在你尚未考虑收发电子邮件之前,就应该先查看头天晚上制定的工作计划,然后开始处理最重要的工作任务。否则,在你尚未喝完当天的第一杯咖啡之前,你精心制定的工作计划就很有可能会变成一张废纸
 
3、像烟民一样思考
格林称,这并不是说你需要养成每天一包烟的习惯。但是,关注烟民的休息方式是个好主意,他们在休息时会离开办公室,走到外边去,甚至会进行一些社交活动。
 
格林称,她认为高质量的休息非常重要,如何休息和适时进行休息一样重要。
 
格林解释称,当我们的大脑努力处理我们的工作任务时,其也需要间歇性休息。但这并不是说你可以一边盯着电脑屏幕工作一边滚动浏览社交媒体,或是在办公桌上吃东西。你应该起身离开办公桌,去呼吸一点新鲜空气,和其他人进行一些交谈。当你再回到办公桌上时,你会变得更加神清气爽,工作效率也会更高。


 
4、尝试番茄(Pomodoro)工作法
格林和赛德伯格都很推崇番茄工作法。这种工作方法是由一位名叫弗朗西斯科•西里洛(Francesco Cirillo)的商业顾问在上世纪80年代创立。(Pomodoro在意大利语中的意思是“番茄”,这是因为西里洛使用的老式塑料计时器形似番茄。)
 
番茄工作法是一种时间管理方法,主要强调工作计时和休息时间。这种方法要求你将计时器设置一段短时间,比如25到30分钟,然后在这段时间里心无旁骛地专注于一项工作任务。在计时器响的时候,你可以进行短暂的休息。如果有必要,之后你可以继续重复这个过程。
 
赛德伯格称,在你工作的25分钟内你必须全神贯注,当我们有意识地选择做一件事情,并且集中注意力只做这一件事情时,我们会达到惊人的工作效率。



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